Lễ trao giải thưởng là một hoạt động cao quý nhằm tôn vinh đơn vị hoặc cá nhân có thành tích xuất sắc và có nhiều cống hiến cho tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp… Sự kiện lễ trao giải đòi hỏi tính chuyên nghiệp trong việc xây dựng kịch bản, triển khai thực hiện khoa học, hợp lý. Dưới đây là một số kinh nghiệm của Hoàng Thiên về tổ chức buổi lễ trao giải thưởng để đảm bảo buổi lễ được thành công.
1. Địa điểm tổ chức
Tùy theo nội dung hoặc số lượng khách mời để lựa chọn địa điểm hoặc thiết kế sân khấu phù hợp. Lễ trao giải thường được lựa chọn tổ chức tại các nhà hát lớn, các trung tâm văn hóa có sân khấu sẵn, hoặc tại những địa điểm có không gian rộng đảm bảo thiết kế sân khấu rộng rãi. Tổ chức tại nhà hát lớn hoặc các trung tâm văn hóa thường có sân khấu và ghế ngồi sẵn ổn định. Đơn vị tổ chức chỉ treo banner hoặc lựa chọn không gian phù hợp với số lượng khách mời cũng như nội dung buổi lễ.
2. Chuẩn bị nội dung, hình thức và nhân sự cho buổi lễ
– Về khách mời: Xác định số lượng khách mời để sắp xếp các vị trí ngồi phù hợp, hướng dẫn khách mời đến những khu vực được lên kế hoạch sẵn, đặc biệt sắp xếp vị trí ngồi cho đại biểu, hoặc vị trí ngồi để những người nhận giải có thể dễ dàng di chuyển lên sân khấu, không bị gián đoạn buổi lễ.
– Trang phục: Nếu sự kiện có quy định về trang phục, phải có sự thông báo cho người tham dự ít nhất 1 tuần trước buổi lễ, điều này giúp cho người tham dự có thời gian lựa chọn và sắp xếp trang phục phù hợp. Tránh tình trạng báo gấp sát ngày diễn ra sự kiện khách mời không thể sắp xếp được trang phục và không đến buổi lễ hoặc đến buổi lễ với trang phục không đúng như BTC sắp xếp.
– Chuẩn bị bằng khen, cup, huy hiệu hay tiền thưởng chu đáo trước giờ diễn ra buổi lễ.
– Sân khấu đủ rộng: Trong buổi lễ có thể diễn ra các tiết mục văn nghệ xen kẽ giữa các bài phát biểu hoặc các giải được trao. Đồng thời sau khi trao giải toàn bộ người được nhận giải có thể đứng trên sân khấu chụp ảnh lưu niệm, vì vậy sân khấu phải đủ rộng để tiện cho hoạt động này.
– Lối lên và xuống sân khấu: Lối lên xuống sắp xếp tiện nhất cho việc đi lại, tránh gây tình trạng rối khi nhiều người lên nhận giải cùng lúc. Đồng thời phải có nhân viên hướng dẫn việc lên xuống sân khấu nếu lối lên và lối xuống không bố trí đằng trước sân khấu.
– Dẫn chương trình (MC): Cũng giống như bất kỳ sự kiện nào, MC là người rất quan trọng dẫn dắt chương trình đi đúng trình tự. Vì vậy kịch bản phải được gửi đến người MC trước khi diễn ra sự kiện 1 ngày. Người MC sẽ phải nắm được thông tin về buổi lễ, thời gian cũng như thứ tự phát biểu, thứ tự nhận giải, thứ tự các tiết mục văn nghệ…
– Âm thanh, ánh sáng, Micro: Âm thanh ánh sáng phù hợp với buổi lễ, tùy từng tiết mục mà ánh sáng điều chỉnh phù hợp. Micro đảm bảo đầy đủ tránh tình trạng phải chuyển micro khi phát biểu.
– Hậu cần: Chuẩn bị khay đựng hoa và phần thưởng đầy đủ trước buổi lễ, chuẩn bị nước và hoa tại bàn khách mời. Các công tác chuẩn bị đón tiếp khách mời từ cửa phải được chuẩn bị chu đáo.
