Để cuộc hội thảo được thành công cần phải có sự sắp xếp chu đáo của ban tổ chức mặc dù số lượng khách mời nhiều hay ít. Dưới đây là những chia sẻ của chúng tôi về những điều cần làm cho cuộc hội thảo khách hàng
Lên chủ đề cho chương trình
Nội dung hay chủ đề của chương trình là phần quan trọng nhất, nó sẽ quyết định đến mục đích của người tổ chức và mục đích của người tham dự. Có những cuộc hội thảo có tổ chức bán vé có những hội thảo không bán vé, nhưng nội dung chương trình cũng sẽ quyết định đến số lượng khách mời tham gia. Chính vì thế cần làm phiếu khảo sát dành cho những người tham dự tiềm năng, để tìm chủ đề mà họ mong muốn tham dự.
Làm việc với các diễn giả, người phát ngôn, khách mời
Ban tổ chức cần phải biết được khách mời được mời đến sẽ nói chuyện gì trong cuộc hội thảo để thống nhất về mặt nội dung cũng như thời lượng nói chuyện để phù hợp với thời gian của chương trình. Bạn cũng cần chuẩn bị những phương án dự phòng khi diễn giả được mời đến nói quá thời gian cho phép hoặc lý do diễn giả đến trễ giờ.
Thông tin của diễn giả cần được công bố rõ ràng, nếu họ là người nổi tiếng và có uy tín sẽ giúp chương trình của bạn thu hút hơn và thành công hơn.
Tìm kiếm địa điểm phù hợp
Địa điểm tổ chức là phần không thể bỏ qua bởi nó quyết định phần không nhỏ đến thành công của cuộc hội thảo. Dựa vào số lượng khách mời mà bạn mời để lựa chọn địa điểm phù hợp. Nếu lượng khách mời ít mà bạn lựa chọn một hội trường rộng lớn thì sẽ rất khó để thu hút được người nghe đồng thời cũng gây lãng phí. Nếu lựa chọn địa điểm chật hẹp sẽ làm mất đi tính chuyên nghiệp của chương trình.
Những thiết bị âm thanh, ánh sáng, phông nền và băng rôn cũng cần phải được thiết kế một cách tỉ mỉ và lôi cuốn phù hợp với mục đích của chương trình tránh để xảy ra sai sót không đáng có.
Truyền thông cho sự kiện
Để cuộc hội thảo được diễn ra sâu rộng thì bạn cần có phương án truyền thông cho sự kiện. Bạn có thể sử dụng những hình thức như báo chí, truyền hình, email, gửi thư mời, trang mạng xã hội, diễn đàn…Việc truyền thông bạn cần lên kế hoạch trước đó 1-2 tháng.
Để tổ chức tốt một cuộc hội thảo khách hàng cần rất nhiều yếu tố vì thế bạn cần xem xét tất cả các nguồn lực về vật chất cũng như con người và nguồn ngân sách của tổ chức mình có được cuộc hội thảo thành công.
Để lựa chọn đơn vị tổ chức hội thảo bạn có thể liên hệ với Công ty Cổ phần Quốc tế Sắc Màu theo địa chỉ:
